INTRODUCCIÓN

El presente instrumento se produce ante la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan lineamientos generales de Protección de datos Personales, en desarrollo del derecho Constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recopilado de ella en la base de datos o archivos.

La Ley Estatutaria 1581 del 2012 indica que su aplicación se extiende a todo el territorio Colombiano, incluso, sobre organizaciones que aún no estando establecidas en el territorio Nacional le sean aplicada la legislación Colombiana y tratados internacionales, todo con el fin de atender consultas y reclamos se hace necesario el desarrollo de Políticas para el tratamiento de datos personales, siempre velando porque los encargados de esta gestión den cumplimiento a las mismas.

Con todo, La sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS
adopta el presente documento como instrumento guía para la protección de datos personales, la atención de consultas y reclamos que se generen con ocasión de la gestión y manejo de información. El cual se informará mediante un aviso de privacidad a todos nuestros clientes del cual tengamos tratamiento de sus datos personales.

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1
CONTENIDO 2
1 GENERALIDADES 3
1.1. Ámbito de Aplicación 3
1.2. Definiciones 3
1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA POLITICA 5
2. TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES 5
2.1 DATO PÚBLICOS 5
2.2 DATOS SENSIBLES 5
2.3 EL TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS , NIÑAS Y ADOLESCENTES. 6
2.4 DATOS EXCLUIDOS DE LA LEY 6
3. BASES DE DATOS DE INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS 7
3.1 SUBDIVISIÓN DE LOS DATOS PERSONALES 7
3.2 ADMINISTRACIÓN DE LAS BASES DE DATOS 7
3.3 SISTEMA DE SEGURIDAD PRIVACIDAD PROTECCIÓN DE LAS BASES DE DATOS 8
4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN 8
4.1 DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN 9
4.2 DEL DERECHO DE CONSULTA DE LA INFORMACIÓN 9
4.3 DEL DERECHO A RECLAMAR 9
4.4 DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS 10
4.5 DEL DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS 10
4.6 DEL DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN 10
4.7 DEL DERECHO DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO NACIONAL DE TURISMO – FONTUR DE REQUERIR LA PROTECCIÓN DE SUS DATOS. 11
4.8 PERSONAS LEGITIMADAS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE TITULARES DE DATOS PERSONALES. 11
5 PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN 12
5.1 CASOS QUE NO REQUIEREN AUTORIZACIÓN 12
6 PROCEDIMIENTO CONSULTAS, RECLAMOS, REVOCATORIA 12

1 GENERALIDADES

1.1. Ámbito de Aplicación

La sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS por tratarse de una organización empresarial domiciliada en el territorio Colombiano, así como, extender contratos de Consultoría con aplicación al régimen legal Colombiano aplicará para todos los registros de datos personales que posee. La sociedad se encargará directamente en virtud del cumplimiento de sus obligaciones contractuales del personal que comparta, utilice, recolecte, procese, intercambien, consulte información o realice cualquier tratamiento de datos personales, de conformidad a los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección y confidencialidad de los datos personales.

La sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS en relación con el tratamiento de los datos personales da por entendido que los mismos son propiedad de los titulares, y solo hará uso de aquellos para la finalidad indicada en los contratos suscritos. Se exceptúan de este alcance los casos establecidos por el artículo 2 de la ley 1581 de 2012 y las normas que lo modifiquen, deroguen o subroguen.

1.2. Definiciones

a) Autorización: Consentimiento previo, voluntario expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable o Encargado, dirigida al Titular para el Tratamientos de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

d) Confidencialidad: Propiedad de prevenir el acceso o la divulgación de la información a personas o sistemas no autorizados;

e) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

f) Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para público en general;

g) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA POLITICA

a. Dar a conocer al responsable de tratamiento de los datos personales que gestiona la sociedad en desarrollo contractual y como ejecutante de los distintos proyectos de consultoría.
b. Adoptar lineamientos generales para el tratamiento de los datos personales administrados por la sociedad en cumplimiento de la normatividad vigente.
c. Definir los procedimientos generales para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización del tratamiento de datos personales.
d. Establecer criterios para el tratamiento de la información de carácter personal y bajo las salvedades del artículo 18 de Ley 1712 del 2014

2. TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES

2.1. DATO PÚBLICOS

La sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS en el
ejercicio de su misión dará tratamiento sin autorización del titular a los datos personales de naturaleza pública y compendiados en registros públicos, por cuanto no están sometidos a reserva alguna.

2.2. DATOS SENSIBLES

La sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS no tratará datos personales sensibles, únicamente y previa solicitud del consentimiento del titular informando sobre la finalidad en los siguientes casos:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

2.3 EL TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS , NIÑAS Y ADOLESCENTES.

La sociedad ISOLUCIONAES se asegurará del respeto a los derechos prevalente de los niños, niñas y adolescentes, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes esta proscrito, excepto en los siguientes casos:

A) cuando se trate de datos de naturaleza pública.

2.4 DATOS EXCLUIDOS DE LA LEY

NO SE APLICARÁ EL PRESENTE MANUAL CUANDO:
• Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.
• Las que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
• Las que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

• Las que contengan información periodística y otros contenidos editoriales.
• Las bases de datos con información financiera, crediticia, comercial y de servicios, y de los censos de población y vivienda.
• Dato público y Dato personal público

3. BASES DE DATOS DE INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS

3.1. SUBDIVISIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
En desarrollo de los servicios de Consultoría ofrecidos por la sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS se registran los datos personales y control a la gestión conforme los siguientes grupos:

1. Institucional personal a Cargo- Datos referentes a Relaciones Laborales (Trabajadores), Contratistas.

2. Institucional prestador de Servicios- Datos referentes a los usuarios y/o Contratantes de la sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS .

3.2 ADMINISTRACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

El manejo de las bases de datos de información personal tiene encargados en las siguientes áreas:

• Gerencia
• Director Administrativo y Financiero
• Oficina de Asistente Administrativo

3.3 SISTEMA DE SEGURIDAD PRIVACIDAD PROTECCIÓN DE LAS BASES DE DATOS

La Sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS sostiene seguridad en el manejo de datos de carácter personal y al sistema de información, por ello, se deberá aplicar los siguientes aspectos:

a) Capacitación del personal acerca de la política de tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.
b) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
c) Funciones y obligaciones del personal.
d) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción del sistema de información que los tratan.
e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
f) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
g) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
h) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.
i) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

La sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS garantiza tanto a su personal como a todas las organizaciones con tratativas comerciales –Civiles quienes son titulares de los datos personales que ostentan los siguientes derechos fundamentales:

1) Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales que reposen en sus bases de datos.
2) Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada por el titular a la entidad para el tratamiento de datos, salvo las excepciones de ley.

3) Recibir información de la institución, previa solicitud, respecto al uso dado a sus datos personales.
4) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
5) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

4.1 DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

La sociedad garantiza el derecho de acceso a la información, solamente a los titulares de datos personales privados y sus causahabientes, siempre acreditando tal calidad, sin ningún costo, de manera pormenorizada y detallada.

El acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los titulares de datos personales o sus causahabientes podrán consultar sus datos en forma gratuita una vez al mes o cuando se presenten cambios sustanciales en las políticas de tratamiento; en las
demás solicitudes se deberá cancelar las erogaciones correspondientes incluyendo envío.

4.2 DEL DERECHO DE CONSULTA DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal mediante solicitud escrita y a través de los medios electrónicos registrados ante la sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS .

4.3 DEL DERECHO A RECLAMAR

El titular de los datos personales que considere que la información contenida en la base de datos de la sociedad debe ser objeto de corrección actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de

cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá reclamar a través de los medios mas expeditos.

4.4 DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La organización empresarial se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del titular, su causahabiente o su representante, la información de carácter personal que se encuentre incorrecta o incompleta, siempre indicando el objeto de las inconformidades.

4.5 DEL DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS

El titular de datos personales tiene el derecho a solicitar la supresión de sus datos personales cuando: i) Los mismos no se estén tratando conforme la normatividad vigente, ii) No sean necesarios o pertinentes para la finalidad que fueron recaudados. Iii) que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines que fueron recaudados.

La sociedad podrá abstenerse de eliminar los datos personas cuando:

a) Cuando el titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) Cuando se obstaculice actuaciones judiciales o administrativas.
c) Cuando sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados de terceros, en función del interés público y en cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el titular.
d) Cuando los datos sean de naturaleza pública.

4.6 DEL DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

El titular de datos personales puede solicitar revocar su autorización para el manejo de datos personales bajo las siguientes modalidades:

a) TOTAL: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, luego la Sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS dejara de tratar por completo los datos.

b) PARCIAL: sobre ciertas finalidades consentidas, luego la sociedad INNOVACIÓN EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS mantendrá el tratamiento de datos sobre los fines restantes.

La sociedad podrá abstenerse tramitar la revocatoria cuando:

a) Cuando el titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) Cuando se obstaculice actuaciones judiciales o administrativas.
c) Cuando sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados de terceros, en función del interés público y en cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el titular.
d) Cuando los datos sean de naturaleza pública.

4.7 DEL DERECHO DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO NACIONAL DE TURISMO – FONTUR DE REQUERIR LA PROTECCIÓN DE SUS DATOS.

Se protegerán de conformidad al presente manual todas las bases de datos y datos personales que se generen en virtud de los contratos celebrados con el FONDO NACIONAL DE TURISMO – FONTUR y la sociedad INNOVACIÓN
EMPRESARIAL ISOLUCIONES SAS, así mismo, para su estricto cumplimiento se dará trámite a todos los requerimientos que nos remita FONTUR con el fin de llevar a cabo la protección y confidencialidad de todos los datos que deriven del contrato en mención.

4.8 PERSONAS LEGITIMADAS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Los derechos establecidos del presente documento, podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

a. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro.
e. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén determinadas por la Ley y decisión judicial.

5 PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN

La empresa solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, bien sea incorporado dentro de los instrumentos negociales, formularios, correo electrónicos, incluso vía telefónica.

Se informará la finalidad especifica de los datos personales, los derechos le asisten como titular, manteniendo el manual de políticas de protección de datos personales en la pagina web.

5.1 CASOS QUE NO REQUIEREN AUTORIZACIÓN

La sociedad no requerirá autorización cuando se constituyan los siguientes casos:
• Información requerida por una Entidad Publica o Administrativa en ejercicio de sus funciones.
• Datos de Naturaleza Publica.
• Tratamiento de datos para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro Civiles de las personas.

6 PROCEDIMIENTO CONSULTAS, RECLAMOS, REVOCATORIA

• Para el mecanismo de consulta conforme lo establecido en el articulo 14 de la ley 1581 de 2012, se establece un termino máximo de diez
(10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, siendo prorrogable hasta por cinco (05) días hábiles.
• Respecto a los reclamos el titular deberá tener en cuenta la información señalada en el articulo 15 de la Ley 1581 de 2012, En caso de encontrarse incompleto se requerirá inmediatamente al titular para que subsane las fallas dentro de los cinco (05) días hables siguientes al reclamo, todo reclamo que no sea subsanado en los términos fijados se entenderá desistido. Los reclamos debidamente presentados se resolverán en un termino máximo de quince (15) días hábiles contados

a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Prorrogables por ocho días hábiles adicionales.
• En tratándose de revocatorias el termino será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, siendo prorrogable el termino por ocho (08) días hábiles adicionales.

APROBACIÓN
Esta política fue revisada y aprobada por la alta dirección.

Carlos Alberto Rengifo Martínez
Representante Legal